Cara Bikin Invoice Manual –
Invoice adalah sebuah dokumen yang berisi tentang transaksi yang telah terjadi antara dua pihak, baik itu antara penjual dan pembeli. Dengan menggunakan invoice, transaksi dapat dilakukan secara lebih mudah dan aman. Walaupun saat ini banyak sekali software yang dapat digunakan untuk membuat invoice, namun ada juga cara manual untuk membuat invoice. Berikut adalah cara buat invoice secara manual:
Pertama, Anda harus menentukan format invoice yang akan Anda gunakan. Saat ini banyak sekali format yang tersedia dan Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Pastikan Anda memilih format yang mudah untuk dibaca dan mudah untuk dipahami.
Kedua, Anda harus mengumpulkan informasi yang tepat tentang transaksi yang terjadi. Beberapa informasi yang harus Anda siapkan meliputi nama pembeli, alamat pembeli, jumlah yang dibayar, jenis pembayaran, dan lain-lain. Pastikan Anda mengumpulkan informasi yang benar agar invoice yang Anda buat dapat berjalan dengan lancar.
Ketiga, Anda harus membuatnya dengan rapi. Pastikan Anda menuliskan informasi dengan benar dan jelas. Anda juga harus menambahkan deskripsi produk dan jumlah yang dibeli secara benar. Gunakan garis bawah atau kolom untuk memisahkan informasi yang berbeda.
Keempat, Anda harus menambahkan tanda tangan pada invoice tersebut. Tanda tangan bertindak sebagai bukti legal bahwa transaksi telah terjadi dengan benar. Pastikan Anda menuliskan nama dan tanggal pada tanda tangan untuk memvalidasi invoice tersebut.
Kelima, Anda harus menyimpan invoice tersebut. Setelah Anda selesai membuat invoice, Anda harus menyimpannya agar mudah dicari. Jika Anda memiliki sistem komputer, Anda dapat menyimpan invoice dalam folder khusus agar mudah dicari. Jika tidak, Anda harus menyimpannya dalam berkas terpisah dan dalam lokasi yang mudah diakses.
Itulah cara manual untuk membuat invoice. Dengan mengikuti cara ini, Anda dapat dengan mudah membuat invoice yang berkualitas dan menyimpan informasi transaksi dengan lebih baik. Selain itu, Anda juga dapat menghemat waktu dan usaha karena tidak perlu menggunakan software untuk membuat invoice.
Daftar Isi :
Penjelasan Lengkap: Cara Bikin Invoice Manual
1. Tentukan format invoice yang akan digunakan.
Format invoice yang akan digunakan merupakan langkah awal yang harus dilakukan saat membuat invoice manual. Hal ini penting untuk memastikan bahwa invoice yang Anda buat sesuai dengan standar dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Anda bisa memilih salah satu dari banyak format invoice yang tersedia di internet. Format ini biasanya mencakup informasi seperti nama dan alamat pembeli dan penjual, nomor invoice, tanggal pembelian, deskripsi produk atau layanan yang dibeli, jumlah yang dibayar, dan metode pembayaran yang digunakan.
Jika Anda memilih untuk membuat format invoice sendiri, pastikan untuk mencakup semua informasi yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan pelanggan Anda untuk melakukan pembayaran lebih cepat.
Anda juga perlu memastikan bahwa format invoice Anda memenuhi semua persyaratan hukum yang berlaku di wilayah Anda. Ini akan memastikan bahwa Anda tidak melanggar hukum dan tidak menghadapi risiko pembayaran yang tertunda.
Sebagai tambahan, pastikan untuk membuat format invoice yang mudah dibaca dan dipahami oleh pelanggan Anda. Hal ini akan membantu mereka untuk memahami informasi yang ada di invoice Anda dengan mudah dan membuat pembayaran lebih cepat.
2. Kumpulkan informasi tentang transaksi yang terjadi.
Kumpulkan informasi tentang transaksi yang terjadi adalah salah satu tahap penting dalam membuat invoice manual. Informasi ini harus akurat dan lengkap untuk memastikan bahwa invoice tersebut memberi gambaran yang jelas tentang transaksi yang terjadi.
Untuk melakukan hal ini, Anda harus mengumpulkan informasi yang relevan tentang transaksi. Ini termasuk informasi tentang pembeli dan penjual, termasuk nama, alamat, dan nomor telepon. Anda juga harus mengumpulkan informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk jenis barang, jumlah, harga unit, dan harga total.
Selain itu, Anda harus mengumpulkan informasi tentang metode pembayaran yang digunakan. Ini termasuk jenis pembayaran, jumlah yang dibayarkan, tanggal pembayaran, dan identifikasi transaksi. Anda juga harus mengumpulkan informasi tentang apakah ada biaya pengiriman atau biaya tambahan yang dikenakan pada transaksi.
Informasi ini harus diambil dari laporan penjualan atau laporan pembelian yang telah dibuat sebelumnya. Pastikan untuk mengecek informasi ini dengan benar sebelum memasukkannya ke dalam invoice. Ini membantu mencegah kesalahan yang mungkin terjadi dan memastikan bahwa invoice tersebut benar-benar akurat dan lengkap.
3. Buat invoice dengan rapi dan benar.
Membuat invoice dengan rapi dan benar adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan bahwa pembayaran yang diterima sesuai dengan yang dibayarkan. Invoice juga menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk mengkonfirmasi transaksi. Oleh karena itu, penting untuk membuat invoice yang tepat dan benar.
Langkah pertama adalah menentukan informasi yang akan dimasukkan ke dalam invoice. Hal ini termasuk: nama pelanggan, alamat, nomor telepon, tanggal, jenis produk atau layanan yang dibeli, jumlah pembayaran, jumlah pajak, dan jumlah total yang harus dibayarkan. Jika produk atau layanan yang dibeli memiliki kode produk atau SKU, itu juga akan menjadi bagian dari invoice.
Kemudian, pastikan bahwa semua informasi yang ditulis di invoice benar dan up-to-date. Periksa kembali bahwa semua spesifikasi dan detail yang ditulis di invoice adalah benar. Pastikan juga untuk mengawasi jumlah total yang tepat yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
Terakhir, pastikan bahwa invoice Anda diatur dengan rapi dan ditata dengan baik. Jika Anda menggunakan komputer untuk membuat invoice, pastikan untuk menggunakan format yang tepat. Jika Anda menggunakan kertas lalu menulis invoice, pastikan untuk menggunakan pena yang rapi dan jelas, dan pastikan untuk menggunakan tanda baca yang tepat. Ini akan memastikan bahwa invoice Anda terlihat profesional dan mudah dibaca.
4. Tambahkan tanda tangan pada invoice.
Tanda tangan merupakan salah satu komponen penting dalam invoice manual. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa invoice telah ditandatangani oleh pembuat invoice dan orang yang menerimanya.
Tanda tangan di invoice manual diperlukan untuk memberikan persetujuan bahwa pengirim dan penerima telah setuju dengan informasi yang tercantum di sana. Penerima dapat menandatangani invoice untuk mengkonfirmasi bahwa mereka telah menerima barang atau layanan yang ditentukan, dan pembuat invoice menandatangani untuk menunjukkan bahwa mereka telah menyelesaikan transaksi tersebut.
Meskipun tanda tangan di invoice manual diperlukan, Anda tidak perlu menggunakan tanda tangan asli. Anda dapat menggunakan tanda tangan digital, seperti tanda tangan elektronik, tanda tangan PDF, atau tanda tangan secara digital yang ditampilkan pada invoice.
Jika Anda memilih untuk menggunakan tanda tangan asli, pastikan untuk memberi tanda tangan yang jelas dan tepat. Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang menandatangani invoice memiliki hak untuk melakukannya.
Ketika tanda tangan telah ditambahkan pada invoice, pastikan untuk memasukkannya ke dalam sistem pencatatan Anda. Ini memastikan bahwa invoice telah sepenuhnya diselesaikan dan dapat digunakan untuk masa depan.
5. Simpan invoice untuk keperluan referensi.
Simpan invoice adalah salah satu aspek terpenting dari pembuatan invoice manual. Hal ini penting karena invoice menyimpan informasi penting mengenai transaksi dan dapat digunakan sebagai referensi untuk melacak pembayaran dan melakukan follow-up untuk pembeli. Tidak hanya itu, invoice juga dapat digunakan untuk memvalidasi pembelian dan memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan.
Untuk menyimpan invoice, Anda harus membuat tempat khusus di mana semua invoice yang Anda buat akan disimpan. Anda dapat menggunakan tempat yang aman untuk menjaga invoice Anda, seperti kotak arsip atau folder khusus. Jika Anda menginginkan opsi yang lebih mudah diakses, Anda dapat membuat folder khusus di komputer Anda untuk menyimpan invoice Anda.
Selain menyimpan invoice secara fisik, Anda juga harus membuat salinan digital dari invoice yang Anda buat. Salinan digital dapat disimpan di sebuah server atau di cloud storage. Dengan cara ini, Anda dapat mengakses invoice Anda kapan pun Anda membutuhkannya.
Akhir kata, simpan invoice adalah salah satu aspek terpenting dari pembuatan invoice manual. Sehingga, Anda harus membuat tempat khusus untuk menyimpan invoice Anda dan membuat salinan digital dari invoice yang Anda buat. Dengan begitu, Anda dapat mengakses invoice Anda kapan pun Anda membutuhkannya sebagai referensi.
